Pre mortem: adelantándose, identificando errores que podrían ocurrir
Si fallas (y no planeas), estás planeando fallar”
Benjamín Franklin (1706-1790)
En las dos últimas, las entregas de esta columna hicieron una reflexión sobre cómo transitar de la formulación de la estrategia a la implementación, es decir, la ejecución de la misma y hay ahí un aspecto importante a considerar llamado: Pre mortem.
Estamos acostumbrados por un lado al post mortem, palabra sinónimo de autopsia, que, de acuerdo a lo que sabemos, es el estudio que se le hace a un cadáver para determinar las causas de fallecimiento. De forma similar, cuando algo sale mal en una empresa siempre es conveniente hacer un post mortem, es decir, un cuidadoso análisis que nos permita conocer las razones del fracaso, para aprender y capitalizarlas como experiencia para proyectos futuros.
El pre mortem, como lo indica el prefijo pre, significa adelantarse, es decir, ya formulada la estrategia, estudiar o anticiparse, para definir con claridad qué es lo que podría salir mal y tomar las precauciones para que eso no ocurra. Esto lo diferencia de un post mortem que espera hasta que se completa un proyecto y luego examina por qué falló o qué podría haber ido mejor.
En el pre mortem hablamos de cuatro etapas: prepararse, preguntarse: ¿por qué podría fallar?, compartir estas razones; así como examinar de nuevo, revisar y anticiparse.
¿Qué es el pre mortem?
Liderar proyectos es una función importante que requiere un amplio conjunto de habilidades. El líder no solo debe ser un excelente comunicador, un inspirador de personas y un administrador talentoso del tiempo y el dinero, también debe ser bueno para anticipar cuándo y dónde las cosas podrían salir mal.
¿Cómo se podría desarrollar la habilidad de predecir los inconvenientes del proyecto? Obviamente mucho proviene de la experiencia, pero incluso los líderes de proyecto más experimentados pueden beneficiarse de llevar a cabo un pre mortem.
El pre mortem fue desarrollado por el psicólogo Gary Klein y es un ejercicio de pensamiento diseñado para identificar los errores que podrían ocurrir con un proyecto antes de iniciarlo en serio.
La diferencia con el post mortem es que éste espera hasta que se termina un proyecto y luego examina qué podría haber ido mejor.
¿Por qué es valioso el pre mortem?
A la hora de resolver problemas tendemos a ser más reactivos que proactivos; sin duda, porque es más fácil ser elogiado por resolver un problema que por evitar que suceda. Pero, pensándolo bien, es mucho mejor evitar un problema que dejar que ocurra, porque evitarlo cuesta considerablemente menos en términos de recursos (de todo tipo).
Por ejemplo, es mucho más barato instalar una alarma contra incendios que reparar un edificio devastado por el fuego. A pesar de esto, muchas veces comenzamos proyectos sin poner mucha atención a la filosofía de “más vale prevenir que lamentar”.
Los pre mortem son una herramienta valiosa para ayudarnos a evitar futuros (y muy costosos) errores.
¿Cómo realizo un pre mortem?
Antes de comenzarlo necesitará tener toda la documentación (diagnóstico) utilizado para formular el proyecto (y/o la estrategia) y también cómo quedó definida a detalle. Una vez que tenga esto, debe reservar algo de tiempo (recurso también muy importante) para informarlo a todos los participantes que intervendrán.
Luego, seguir los cuatro pasos ya mencionados:
1. Prepararse.
Informe a todos sobre el proyecto o la estrategia y dígales que fracasó (premisa hipotética 1).
2. Preguntarse: ¿Por qué podría fallar?, ¿Por qué falló?
Ya sea en equipos o individualmente, haga que todos los involucrados piensen en las posibles razones por las que el proyecto podría haber fracasado. Deles tiempo para realizar esta tarea (es una lluvia de ideas y no debe tratar de censurar sus respuestas).
3. Comparta estas (posibles) razones de falla.
Luego, cada equipo o individuo se turna y explica sus elecciones.
Regístrelos en una lista, cuidando no duplicar.
4. Examinar de nuevo, revisar… y anticiparse.
El líder revisa, con todo el equipo, las razones dadas que se utilizarán para fortalecer y revisar el proyecto o la estrategia formulada.
La belleza (y utilidad) de esta herramienta es que ayuda a identificar cualquier suposición dañina por adelantado y le da una mayor confianza para obtener buenos resultados.
*Profesor decano del área de Política de Empresa (Estrategia y Dirección) en el IPADE
